Skanery dokumentów: łączniki między papierem a chmurą

Wielu użytkowników skanerów biurowych korzysta tylko z ich podstawowych funkcji,
zapominając o specjalistycznym oprogramowaniu do sprawnego zarządzania obiegiem dokumentów w firmie.


Skanery… To dzięki nim można przekształcać informacje fizyczne w łatwą w obsłudze i bezpieczną postać cyfrową.
Współczesne urządzenia potrafią zapisać obraz z łatwością w wysokich rozdzielczościach i odtworzyć niemal w dowolnej skali,
niezależnie od tego, czy skanowane nośniki mają rozmiar znaczka pocztowego, czy format A0. Co daje użytkownikom skanowanie?
Przede wszystkim oszczędność miejsca w biurze, prosty dostęp do dokumentów archiwalnych, zmniejszenie ryzyka
utraty plików i szybsze odzyskiwanie sprawności działania firmy po „awarii”, równoczesny dostęp do plików dla wielu osób,
możliwość błyskawicznej dystrybucji wiadomości przez e-mail, do chmury, folderu lokalnego, na pulpit urządzenia mobilnego…
A to tylko część możliwości.

Jaki skaner, takie archiwa

Idealny skaner musi być efektywny – tak, by maksymalnie zautomatyzować proces.
Obsługa szerokiego zakresu nośników w połączeniu z szybkością skanowania powinna umożliwiać błyskawiczną digitalizację,
archiwizowanie, indeksowanie oraz udostępnianie najważniejszych dokumentów biznesowych. Takie właśnie skanery oferuje Epson,
dostawca cenionych drukarek i projektorów. Ma też w swej ofercie skanery do różnych zastosowań.
Co ważne, wszystkie modele Epson umożliwiają znaczną redukcję liczby wykonywanych czynności,
pozwalając na znaczną oszczędność czasu w pracy z dokumentami.

Tu warto przywołać chociażby model WorkForce DS-730N. To przystępny cenowo, autonomiczny skaner sieciowy średniej klasy,
który ułatwia digitalizację dokumentów, umożliwiając natychmiastowe skanowanie, dzięki czemu ogranicza się przekazywanie
papierowych kopii oraz ilość potencjalnych punktów kontaktu pracowników w biurze, co jest szczególnie ważne w ostatnich czasach.
Urządzenie skanuje z prędkością do 40ppm/80ipm z natychmiastową digitalizacją i udostępnianiem dokumentów między zespołami,
działami i lokalizacjami za dotknięciem jednego przycisku. Dzięki wydajnemu automatycznemu podajnikowi papieru (ADF)
ograniczono konieczność ingerencji użytkownika, umożliwiając skanowanie dużych ilości dokumentów w jednym podejściu.

Mocniejszy model WorkForce DS-970 jest wyposażony w łatwe w obsłudze zaawansowane funkcje zapewniające
szybkie przetwarzanie dużej ilości dokumentacji. Posiada automatyczny podajnik na 100 arkuszy i umożliwia skanowanie z prędkością 85 str./min.,
a dodatkowo wbudowane czujniki wykrywają nietypowe zachowanie papieru, aby zapobiec zakleszczeniom czy rozdarciu papieru,
o które szczególnie łatwo w przypadku materiałów nietypowych lub wiekowych. Dzięki obsłudze sterowników WIA, TWAIN i ISIS
urządzenia te można łatwo integrować w większości procesów przepływu dokumentów i systemach zarządzania dokumentacją w dużych organizacjach.

Przydatne oprogramowanie

Warto zwrócić uwagę, że zwykle użytkownicy skanerów ograniczają się do korzystania z ich podstawowych funkcji,
niejako zapominając o dedykowanym oprogramowaniu, które umożliwia sprawne i szybkie zarządzanie obiegiem dokumentów firmie.

W środowiskach BYOD sprawdzi się oprogramowanie Epson Document Scan,
pozwalające na korzystanie z funkcji Wi-Fi Direct, która umożliwia bezpośrednie bezprzewodowe połączenie bez podłączania urządzeń do sieci.
Przydatna jest też aplikacja Epson iScan do zarządzania skanowaniem z wykorzystaniem smartfonów.
Epson udostępnia narzędzie do zarządzania dokumentacją i zadaniami cyfryzacji i archiwizacji – Document Capture Pro.
Oprogramowanie to obsługuje wiele typów dokumentów i materiałów źródłowych.

Warto pamiętać o bogatych w funkcje pakietach oprogramowania, które umożliwiają administratorom zarządzanie zadaniami,
użytkownikami i urządzeniami, zwiększając wydajność prac.