Kofax Expres nowoczesne zarządzanie dokumentami

W dobie cyfrowej dominacji koniecznością staje się przenoszenie dokumentów z papieru na dyski twarde. Aby ułatwić sobie życie i sprawnie zarządzać takim przetwarzaniem niezbędne jest odpowiednie oprogramowanie. 
Świadomy wybór programu pozwali nam uniknąć zbędnych kosztów i nerwów. 
Poznajcie możliwości oprogramowania Kofax i zdecydujcie czy to rozwiązanie nie jest odpowiedzią na wasze potrzeby.

PRZECHWYTYWANIE INFORMACJI

Kofax Express™ umożliwia kontrolowanie przepływu informacji w przedsiębiorstwach, poprzez przekształcanie stosów dokumentów do postaci elektronicznej, która może być w łatwy sposób gromadzona i przetwarzana. Ten potężny pakiet programowy ułatwia szybkie skanowanie, indeksowanie i eksportowanie dokumentów. Aplikacja Kofax Express jest prosta w obsłudze dla początkujących użytkowników i elastyczna dla ekspertów oraz profesjonalistów. Kofax Express automatyzuje proces indeksowania i tagowania dokumentów, skracając czas i złożoność archiwizowania informacji. Dane przechwycone przez Kofax Express można przesyłać w ponad 100 różnych systemach, w tym Microsoft® SharePoint®, ECM, BPM, archiwa i systemy nagrań.

SKALOWALNE I ROZSZERZANIE

Kofax Express umożliwia dodawanie zewnętrznych stacji roboczych do indeksowania, rozpoznawania i eksportu danych. Ta elastyczność zapewnia możliwość wdrożenia dodatkowej mocy obliczeniowej co bezpośrednio przekłada się na zwiększenie przepustowości systemu.

INTUICYJNY I PRZYJAZNY INTERFEJS UŻYTKOWNIKA.

Interfejs programu wzorowany jest na aplikacjach pakietu Microsoft® Office 2007, dzięki czemu obsługa programu jest bardzo intuicyjna. Udostępniane przez program narzędzia zebrane są w grupy w zależności od przeznaczenia, a każda z nich reprezentowana jest przyciskiem z ikoną i opisem funkcji. Pełne wykorzystanie funkcji programu możliwe jest już po krótkim zapoznaniu się z jego interfejsem

NAJWYŻSZA JAKOŚĆ OBRAZU

Innowacyjna technologia SmoothView™ pozwala na dowolną konfigurację parametrów obrazu po zeskanowaniu. Dostępne opcje, takie jak: przeglądanie, zamiana, powiększanie, dzielenie, obracanie, porządkowanie lub usuwanie pozwalają przetwarzać dokumenty w sposób niedostępny dla ich tradycyjnej, papierowej postaci. Ponadto, dzięki wbudowanej technologii Kofax VRS Elite®, obrazy po zeskanowaniu będą wyglądały lepiej niż ich papierowe odpowiedniki.

INTEGRACJA Z SHAREPOINT I INNYMI SYSTEMAMI

Ścisła integracja z Microsoft SharePoint umożliwia aplikacji Kofax Express indeksowanie, klasyfikowanie i dostarczanie dokumentów oraz danych w celu łatwego i szybkiego ich pobierania. Przechwycony dokument jest mało użyteczny, dopóki nie zapiszemy go w jednym z najpopularniejszych formatów. W Kofax Express do dyspozycji mamy zarówno formaty jednostronicowe (JPEG, TIFF, PDF) jak i wielostronicowe (Multi-TIFF, PDF). Możliwy jest również eksport plików do Microsoft SharePoint lub Kofax Capture. Zaawansowani użytkownicy mogą tworzyć własne opcje eksportu za pomocą dostępnych bibliotek API.

ROZPOZNAWANIE DANYCH

Kofax Express automatycznie wyodrębnia dane z dokumentów przy użyciu OCR (ang. Optical Character Recognition) dla tekstu oraz ICR (ang. Intelligent Character Recognition) dla pisma ręcznego. Kody kreskowe są automatycznie wyodrębniane. Automatyzacja rozpoznawania danych przyspiesza indeksowanie dokumentów i zapewnia większą dokładność. Funkcja Zonal OCR przyspiesza proces indeksowania dokumentów. Aplikacja może automatycznie pobierać dane tekstowe z kolejnych dokumentów. Użytkownik jednym przyciskiem zapisuje obszar przeszukiwania, a Kofax Express będzie automatycznie uzupełniał pola indeksów danymi przetworzonymi z zapisanego obszaru za pomocą technologii OCR. Funkcja ta obsługuje również język polski.

ROZPOZNAWANIE KODÓW KRESKOWYCH

Udoskonalony silnik rozpoznawania kodów kreskowych może odczytywać jedno- lub dwuwymiarowe kody kreskowe nawet w sytuacji, gdy są one trudne do odczytania (np. częściowo przykryte nadrukiem, pieczątką, itp.). Skanowanie dokumentu w trybie kolorowym pozwala na przetwarzanie kodów kreskowych zeskanowanych przy niskich rozdzielczościach, rzędu 100 – 150 dpi. Kofax Express wykrywa kody umieszczone na dowolnej części kartki, bez względu na kąt ich obrotu. Połączenie funkcji rozpoznawania kodów kreskowych z funkcjami separacji i zaawansowanego nazewnictwa plików umożliwia automatyzację procesu indeksowania dokumentów.

ROZPOZNAWANIE ZAZNACZONYCH FRAGMENTÓW TEKSTU 

Użytkownicy Kofax Express mogą teraz łatwo indeksować dokumenty, zaznaczając tekst w dokumencie za pomocą myszy. Aplikacja automatycznie wypełnia pole indeksu informacjami podświetlonymi przez użytkownika co bezpośrednio wpływa na przyspieszenie indeksowania dokumentów. Przyjazny dla użytkownika interfejs pozwala na szybsze rozpoczęcie pracy oraz zwiększa jej wydajność.

FUNKCJA WATCHED FOLDER

Absolutną nowością jest możliwość przetwarzania dokumentów zeskanowanych w przeszłości. Użytkownik może wskazać folder, z którego aplikacja ma pobrać obrazy do obróbki. Akceptowane są formaty TIFF, BMP, JPEG oraz PDF. Funkcja ta pozwala na pobieranie obrazów z takich źródeł, jak: urządzenia wielofunkcyjne, systemy faks czy załączniki poczty elektronicznej (e-mail).

FUNKCJA SERCHABLE PDF

Kofax Express posiada funkcję tworzenia plików PDF, w których udostępniona jest możliwość wyszukiwania informacji. Wbudowana jest oczywiście obsługa języka polskiego.

KOMPRESJA OBRAZÓW

Dzięki efektywnym mechanizmom kompresji, obrazy zawierają ostre krawędzie i czyste kolory przy jednoczesnym ograniczeniu wielkości pliku.

PRACA W TLE

Dzięki przeprojektowaniu architektury programu, jako priorytetowe zadanie traktowany jest proces skanowania. Natomiast obróbka zeskanowanych obrazów, taka jak: polepszanie jakości, kompresja, czy tworzenie plików z możliwością przeszukiwania, odbywają się w tle.

FUNKCJA DATABASE LOOKUP

W przypadku ręcznego indeksowania, wartość wprowadzona w jednym polu powoduje przeszukiwanie bazy danych w poszukiwaniu odpowiadającego rekordu i automatyczne uzupełnienie pola indeksu danymi z tego rekordu. Rozszerza to możliwości oprogramowania oraz usprawnia i przyspiesza proces indeksowania

 FUNKCJA POINT-AND-CLICK

Kiedy zostanie zeskanowana kartka z zagiętym rogiem, nieodklejoną karteczką zakrywającą ważną informację, nie ma innego wyjścia niż ponowne jej zeskanowanie. W takim przypadku, zazwyczaj trzeba zeskanować cały dokument zawierający „wadliwą” stronę. Opcja Point-and-Click sprawia, iż ten proces jest maksymalnie uproszczony i nie wymaga powtórnego skanowania całego wsadu. Wystarczy powtórnie zeskanować błędną stronę/kartkę oraz wskazać, w którym miejscu już ma znaleźć się poprawiony dokument.

ELASTYCZNA SEPARACJA DOKUMENTÓW

Kofax Express potrafi automatycznie oddzielać grupy kartek tworzące jeden dokument, pozwalając skanować wiele dokumentów w jednym wsadzie. Można maksymalnie wypełnić dokumentami podajnik skanera, a program Kofax Express automatycznie podzieli cały wsad na konkretne dokumenty na podstawie kartki separującej, obustronnie niezadrukowanej białej kartki lub kodu kreskowego.

PRZETWARZANIE PO SKANOWANIU Z FUNKCJĄ KOREKCJI VRS

W przypadku gdy aplikacja rozpozna stronę o zbyt słabej jakości, której nie może przekształcić w czytelny obraz, nie zatrzymuje się i nie czeka na interwencję operatora: funkcja korekcji VRS zachowuje maksymalną ilość informacji o zeskanowanym obrazie, oznacza taką stronę dla późniejszej kontroli i ewentualnej ręcznej korekcji ustawień dla otrzymania właściwej jakości. Dzięki temu, czasochłonne operacje odszukiwania kartki w dokumencie i ponowne „doskanowanie” tej strony nie jest konieczne.

HISTORIA WYKONANYCH CZYNNOŚCI

Niemalże każdy użytkownik wykorzystuje funkcję „Cofnij” (Undo) w różnych programach czy aplikacjach biurowych. W Kofax Express wszelkie operacje są zapisywane w historii zmian i są na tyle dokładnie opisane, aby podjęcie decyzji, do którego kroku należy się cofnąć, odbyło się bez większych komplikacji.